Najboljša naprava za zajem zamisli ni vedno tudi najboljša naprava za njen razvoj.
iPhone je pri roki, ko se vam misel utrne med sprehodom, po klicu ali med sestanki. Mac vam ponudi več prostora, ko je treba isto misel skrbno urediti, primerjati z izvirnim gradivom ali spremeniti v končni dokument. Uporaben potek dela med napravami mora vsaki napravi omogočiti, da opravi nalogo, za katero je najprimernejša, ne da bi morali prepis kopirati v nov zapisek, si osnutka pošiljati po e-pošti ali znova sestavljati prvotni kontekst.
Notewarp je na voljo v napravah iPhone, iPad in Mac ter v spletu. Ko se prijavite z istim računom, so vaši zapiski in dostop do naročnine na voljo v vseh teh napravah in na spletu. To ne pomeni, da mora vsak zapisek potovati med napravami. Pomeni, da lahko zajamete misel tam, kjer se pojavi, in nadaljujete tam, kjer je delo najprimernejše.
Ta vodnik sledi celotnemu primeru: snemanje povzetka projekta v napravi iPhone, preverjanje in oblikovanje v napravi Mac, priprava različice za drugo osebo ter razvrščanje, da bo mogoče razloge pozneje znova najti.
Določite, v kaj naj se zajem spremeni
Predstavljajte si, da po projektnem klicu odidete s tremi pomembnimi informacijami: odločitvijo, nerešenim tveganjem in obljubo, da boste poslali posodobljen načrt. Vpisovanje vsega v ločena polja med hojo na naslednji sestanek bi vas upočasnilo. Kratek govorni povzetek je preprostejši, vendar le, če ima določen cilj.
Pred snemanjem ta cilj povejte kar v zapisku: »To je povzetek klica o lansiranju. Potrebujem interno evidenco odločitve in kratko nadaljnje sporočilo za Luko.« Nato s svojim naravnim glasom opišite, kaj se je zgodilo.
Ta uvodni stavek je zelo uporaben. Vašemu prihodnjemu jazu pove, zakaj posnetek obstaja, očiščenemu zapisku da organizacijski okvir in loči izvorna dejstva od rezultatov, ki jih nameravate ustvariti. Naš širši vodnik o poteku dela z glasovnimi zapiski na prvem mestu pojasnjuje, zakaj je začetek z namenom zanesljivejši od zbiranja posnetkov brez naslednjega koraka.
Posnemite v napravi iPhone, dokler je kontekst še svež
Odprite Notewarp v napravi iPhone in začnite snemati. Govorite, kot bi poročali sposobnemu sodelavcu, ki ni bil na klicu. Navedite projekt, vključene osebe, odločitev, razlog zanjo in vse, kar ostaja negotovo.
Uporaben povzetek projekta bi lahko zvenel takole:
Dogovorili smo se, da bomo različico beta prestavili za en teden, ker je treba tok uvoza še preizkusiti. Marta bo do četrtka potrdila novo testno skupino. Obljubil sem, da bom posodobil načrt uvajanja, vendar končni datum lansiranja še ni odobren. Tveganje je, da bi se pregled v App Storu lahko prekrival z obvestilom strankam.
To ni izpiljena proza, vendar tudi ni treba, da bi bila. Zajem vsebuje odločitev, odgovorno osebo, datum, zavezo, negotovost in tveganje. Te podrobnosti so dragocenejše od popolnoma oblikovanega odstavka.
Če veste, da se določeno ime ali kratica pogosto napačno prepiše, jo izgovorite razločno in jo pred ponavljajočimi se posnetki po potrebi dodajte v svoje besedišče. Vodnik o izboljšanju natančnosti pretvorbe govora v besedilo podrobneje obravnava pogoje snemanja, jezike, besedišče in podrobnosti z večjim tveganjem.
Prvemu postopku obdelave dovolite, da ustvari delovni zapisek
Ko se snemanje konča, Notewarp ohrani prepis in ustvari očiščen zapisek. Obravnavajte ju kot dva povezana dokumenta z različnima namenoma.
Prepis je izvorni zapis povedanega. Morda vsebuje ponavljanja ali nerodne formulacije, vendar vam omogoča preverjanje natančnega besedila. Očiščen zapisek je berljiva delovna različica. Logiko mora biti mogoče zlahka pregledati, ne da bi tiho spremenil »ni odobreno« v »odobreno« ali nalogo pripisal nekomu, ki jo je le omenil.
V napravi iPhone pred koncem hitrega zajema opravite kratek pregled tveganj. Preverite imena, številke, datume, zanikanja in izrecne zaveze. Na majhnem zaslonu vam ni treba urediti vsakega stavka. Namen je odkriti napake, ki bi lahko onesnažile vse poznejše različice.
To je prva predaja v poteku dela: ne iz ene aplikacije v drugo, temveč iz surovega zajema v zaupanja vredno delovno gradivo.
Nadaljujte v napravi Mac brez ponovnega sestavljanja konteksta
Ko se vrnete k napravi Mac, se prijavite v isti račun Notewarp in odprite zapisek. Prepis, očiščen zapisek, naslov, priloge, povezave in različice pripadajo istemu elementu, zato lahko nadaljujete iz stanja, ki ste ga ustvarili v napravi iPhone.
Večji zaslon je uporaben za temeljitejši pregled. Preberite očiščen zapisek ob izvirniku in si zastavite tri vprašanja:
- Ali se vsaka odločitev ujema s tem, kar sem dejansko povedal?
- Ali sta negotovost in odprta vprašanja še vedno vidna?
- Ali je zapisek organiziran okoli dela in ne okoli vrstnega reda posnetka?
Pri povzetku projekta bi lahko delovni zapisek uredili pod naslovi »Odločitev«, »Razlog«, »Naloge«, »Odprto vprašanje« in »Tveganje«. Izvirnik ostane na voljo, ko je jedrnata različica preveč samozavestna ali je treba preveriti podrobnost.
Tu dostop med napravami pokaže svojo vrednost. Prepisa iz iPhona ne uvažate v urejevalnik na Macu in ustvarjate druge, ločene kopije. Isti zapisek podvržete bolj premišljenemu urejanju.
Ustvarite različico za naslednje občinstvo
Interni zapis in zunanje nadaljevanje ne smeta biti isti dokument.
Interni zapisek lahko ohrani pomislek glede pregleda, okvirni datum lansiranja in vašo razlago tveganja. Sporočilo projektni skupini mora navesti skupno odločitev, potrjene odgovornosti in tisto, o čemer je še potreben dogovor. Špekulacij ne sme predstavljati kot soglasja.
Iz zapiska, povezanega z izvorom, ustvarite različico za e-pošto. Nato jo preglejte kot sporočilo in ne le kot krajši povzetek:
- Ali poimenuje dogovorjeno spremembo?
- Ali ima vsako potrjeno dejanje odgovorno osebo in datum?
- Ali je datum lansiranja označen kot odprt?
- Ali jasno zahteva naslednjo odločitev?
Različice v Notewarpu omogočajo, da en zajem podpira različne naloge, ne da bi prepisali očiščen zapisek. Uporabite lahko tudi vnaprej določen slog pisanja ali shranjen slog po meri, kadar mora imeti ponavljajoči se rezultat enotno obliko. Članek o tem, kako iz enega glasovnega zapiska ustvariti povzetek, naloge in e-poštno sporočilo, prikazuje razlike med temi oblikami.
Sorodno gradivo hranite ob zapisku
Povzetek je veliko uporabnejši, ko kaže na gradivo, potrebno za naslednje dejanje. Zapisku dodajte aktualni dokument z načrtom uvajanja, ustrezno povezavo ali drugo prilogo, da odločitev in njen kontekst ostaneta skupaj.
Priloge ne nadomestijo jasnega zapiska. Preprečijo pa, da bi morali preiskovati več orodij samo zato, da bi razumeli, na kaj se je nanašalo »posodobi načrt«. Pri prihodnjem pregledu morajo biti vidni izvorni zajem, očiščeno razmišljanje, različica za pošiljanje in gradivo, ki se spreminja.
Ko je rezultat pripravljen, ga kopirajte v komunikacijski kanal, kjer pogovor že poteka, izvozite zapisek kot PDF, Word, HTML, Markdown ali navadno besedilo oziroma ustvarite neobvezno javno stran za premišljeno deljenje v brskalniku. Obliko dostave izberite glede na občinstvo, namesto da bi privzeto delili celoten interni delovni prostor.
Organizirajte ga za naslednjič, ko boste potrebovali odločitev
Dostop med napravami rešuje, kje lahko delate. Ne rešuje pa, ali boste zapisek pozneje našli.
Zapisku dajte naslov glede na odločitev ali izid, na primer »Različica beta prestavljena za en teden — posodobitev načrta uvajanja«, ne pa »Glasovni zapisek 14«. Shranite ga v mapo projekta, dodajte manjše število obstojnih oznak in ga pripnite le, dokler je aktiven.
Mape odgovarjajo na vprašanje »Kam to spada?« Oznake odgovarjajo na vprašanja, ki segajo čez mape, na primer »odločitve«, »lansiranje« ali »nadaljevanje«. Pametne mape lahko združijo zapiske, ki ustrezajo ponavljajočim se merilom. Iskanje pomaga, ko se spomnite besedila, ne pa lokacije.
Cilj ni oblikovati zapletenega sistema arhiviranja. Cilj je, da lahko zapisek čez mesec poiščete po drobcu, ki si ga boste najverjetneje zapomnili.
Vedite, katera naprava naj opravi katero nalogo
iPhone uporabite, ko sta pomembni bližina in hitrost: za zajem misli, preverjanje kratkega prepisa, hiter popravek ali pregled končnega zapiska pred pošiljanjem.
Mac uporabite, ko sta pomembna prostor in zbrana pozornost: za primerjavo izvirnika in rezultata, prestrukturiranje dolgega zapiska, ustvarjanje več različic, delo ob referenčnem gradivu ali pripravo izvoza.
Spletno aplikacijo uporabite, ko ste za drugim računalnikom ali imate raje brskalnik. Ker je središče poteka dela račun, vam pred nadaljevanjem ni treba ustvariti kopije, vezane na določeno napravo.
Za to, da bi vsak zapisek premaknili skozi vse površine, ni nobene nagrade. Dvominutni osebni opomnik se lahko začne in konča v napravi iPhone. Povzetek za stranko morda potrebuje Mac. Bistvo je izbrati napravo glede na stopnjo dela, ne pa celotnega postopka vsiliti napravi, kjer se je začel.
Ponovljiv potek dela od iPhona do Maca
Za vsak zajem, ki potrebuje več kot hiter opomnik, uporabite to zaporedje:
- Na začetku posnetka poimenujte želeni rezultat.
- V napravi iPhone naravno zabeležite dejstva, zaveze, negotovost in naslednji korak.
- Pred ustvarjanjem dodatnih rezultatov preverite podrobnosti prepisa z večjim tveganjem.
- V napravi Mac odprite isti zapisek in ob izvirniku izpopolnite očiščeno različico.
- Ustvarite ločeno različico za naslednje občinstvo ali nalogo.
- Priložite gradivo, potrebno za ukrepanje, nato premišljeno izvozite ali delite.
- Zapisek naslovite, označite in razvrstite glede na to, kako ga boste pozneje iskali.
Potek dela je uspešen, ko lahko misel od trenutka zajema do končnega besedila potuje, ne da bi izgubila dokaze ali se pomnožila v nepovezane kopije.
Če vam tak pristop od vira do besedila ustreza, začnite z Notewarpom v spletu, prenesite Notewarp iz App Stora ali primerjajte brezplačni predogled in naročnino.