Paras laite ajatuksen tallentamiseen ei aina ole paras laite sen kehittämiseen.
iPhone on lähellä, kun ajatus syntyy kävelyllä, puhelun jälkeen tai tapaamisten välissä. Macilla on enemmän työtilaa, kun sama ajatus tarvitsee huolellista muokkausta, vertailua lähdemateriaaliin tai valmiin asiakirjan. Hyödyllisen laitteiden välisen työnkulun pitäisi antaa kummankin laitteen hoitaa luontevasti parhaiten sopiva osuus ilman, että litterointi täytyy kopioida uuteen muistiinpanoon, luonnos lähettää itselle sähköpostilla tai alkuperäinen asiayhteys rakentaa uudelleen.
Notewarp on saatavilla iPhonelle, iPadille, Macille ja verkossa. Kun kirjaudut sisään samalla tilillä, muistiinpanosi ja tilauksesi käyttöoikeudet ovat käytettävissä kaikissa näissä ympäristöissä. Tämä ei tarkoita, että jokaisen muistiinpanon pitäisi siirtyä laitteelta toiselle. Voit tallentaa ajatuksen siellä, missä se syntyy, ja jatkaa työtä siellä, missä se sujuu parhaiten.
Tässä oppaassa käydään läpi kokonainen esimerkki: projektin yhteenvedon tallentaminen iPhonella, sen tarkistaminen ja muotoilu Macilla, toiselle henkilölle tarkoitetun version luominen ja muistiinpanon arkistointi niin, että perustelut löytyvät myöhemmin uudelleen.
Päätä, mitä tallenteesta pitää syntyä
Kuvitellaan, että projektipuhelun jälkeen mielessäsi on kolme tärkeää asiayhteyteen liittyvää asiaa: päätös, ratkaisematon riski ja lupaus lähettää päivitetty suunnitelma. Niiden kirjoittaminen erillisiin kenttiin matkalla seuraavaan tapaamiseen hidastaisi sinua. Lyhyt puhuttu yhteenveto on helpompi, mutta vain, jos sillä on käyttötarkoitus.
Kerro tuo käyttötarkoitus ennen tallentamista itse muistiinpanossa: ”Tämä on yhteenveto julkaisupuhelusta. Tarvitsen sisäisen päätösmuistion ja lyhyen jatkoviestin Lucalle.” Kuvaile sitten tapahtunut luonnollisella äänelläsi.
Aloituslause tekee hyödyllistä työtä. Se kertoo tulevalle itsellesi, miksi tallenne on olemassa, antaa siistitylle muistiinpanolle jäsentävän kehyksen ja erottaa lähteen faktat suunnitelluista tuotoksista. Laajempi oppaamme äänimuistiinpanot ensin -työnkulusta selittää, miksi käyttötarkoituksesta aloittaminen on luotettavampaa kuin tallenteiden kerääminen ilman seuraavaa askelta.
Tallenna iPhonella, kun asiayhteys on tuore
Avaa Notewarp iPhonella ja aloita tallennus. Puhu kuin selittäisit asian pätevälle kollegalle, joka ei ollut puhelussa mukana. Kerro projektin nimi, mukana olleet ihmiset, päätös, sen taustalla oleva syy ja kaikki, mikä on vielä epävarmaa.
Hyödyllinen projektin yhteenveto voisi kuulostaa tältä:
Sovimme siirtävämme betaa viikolla, koska tuontipolku tarvitsee vielä testausta. Marta vahvistaa uuden testiryhmän torstaihin mennessä. Lupasin päivittää julkaisusuunnitelman, mutta lopullista julkaisupäivää ei ole vielä hyväksytty. Riskinä on, että App Storen tarkistus osuu samaan aikaan asiakasilmoituksen kanssa.
Tämä ei ole viimeisteltyä proosaa, eikä sen tarvitse olla. Tallenne sisältää päätöksen, vastuuhenkilön, päivämäärän, sitoumuksen, epävarmuuden ja riskin. Nämä yksityiskohdat ovat arvokkaampia kuin täydellisesti muotoiltu kappale.
Jos tiedät, että jokin nimi tai lyhenne litteroituu usein väärin, sano se selkeästi ja harkitse sen lisäämistä mukautettuun sanastoon ennen toistuvia tallenteita. Oppaassa puheesta tekstiksi -tarkkuuden parantamisesta käsitellään tarkemmin tallennusolosuhteita, kieliä, sanastoa ja riskialttiita yksityiskohtia.
Anna ensimmäisen käsittelyvaiheen luoda työmuistiinpano
Kun tallennus päättyy, Notewarp säilyttää litteroinnin ja luo siistityn muistiinpanon. Käsittele niitä kahtena toisiinsa liittyvänä asiakirjana, joilla on eri tarkoitus.
Litterointi on lähdetallenne siitä, mitä sanoit. Se voi sisältää toistoa tai kömpelöitä ilmauksia, mutta sen avulla voit tarkistaa tarkan sanamuodon. Siistitty muistiinpano on luettava työversio. Sen pitäisi helpottaa logiikan silmäilyä muuttamatta huomaamatta ”ei hyväksytty” muotoon ”hyväksytty” tai antamatta tehtävää henkilölle, joka vain keskusteli siitä.
Tee iPhonella nopea riskitarkistus ennen kuin jätät tallenteen taaksesi. Tarkista nimet, numerot, päivämäärät, kielteiset ilmaukset ja selkeät sitoumukset. Sinun ei tarvitse muokata jokaista lausetta pienellä näytöllä. Tavoitteena on havaita virheet, jotka voisivat vääristää kaikkia myöhempiä versioita.
Tämä on työnkulun ensimmäinen siirtymä: ei sovelluksesta toiseen, vaan raakatallenteesta luotettavaan työaineistoon.
Jatka Macilla rakentamatta asiayhteyttä uudelleen
Kun palaat Macille, kirjaudu samalle Notewarp-tilille ja avaa muistiinpano. Litterointi, siistitty muistiinpano, otsikko, liitteet, linkit ja versiot kuuluvat samaan kokonaisuuteen, joten voit jatkaa iPhonella luomastasi tilanteesta.
Suurempi näyttö on hyödyllinen perusteellisempaan tarkistukseen. Lue siistitty muistiinpano lähteen rinnalla ja kysy kolme kysymystä:
- Vastaako jokainen päätös todella sitä, mitä sanoin?
- Ovatko epävarmuus ja avoimet kysymykset edelleen näkyvissä?
- Onko muistiinpano järjestetty työn eikä tallenteen etenemisjärjestyksen mukaan?
Projektin yhteenvedon voisi jäsentää otsikoiden ”Päätös”, ”Syy”, ”Toimet”, ”Avoin kysymys” ja ”Riski” alle. Lähde on edelleen käytettävissä, jos tiivis versio vaikuttaa liian varmalta tai jokin yksityiskohta tarvitsee tarkistamista.
Tässä laitteiden välinen käyttö osoittaa arvonsa. Et tuo iPhonen litterointia Macin muokkaimeen ja luo toista, irrallista kopiota. Annat samalle muistiinpanolle harkitumman muokkauskierroksen.
Luo versio seuraavaa yleisöä varten
Sisäinen muistiinpano ja ulkoinen jatkoviesti eivät saisi olla sama asiakirja.
Sisäiseen muistiinpanoon voi jäädä tarkistukseen liittyvä huoli, alustava julkaisupäivä ja oma tulkintasi riskistä. Projektiryhmälle lähetettävässä viestissä pitäisi kertoa yhteinen päätös, vahvistetut vastuut ja se, mistä täytyy vielä sopia. Spekulaatiota ei pidä esittää yhteisenä näkemyksenä.
Luo sähköpostiversio lähteeseen yhdistetystä muistiinpanosta. Tarkastele sitä sitten viestinä, ei vain lyhyempänä yhteenvetona:
- Nimeääkö se sovitun muutoksen?
- Onko jokaisella vahvistetulla toimella vastuuhenkilö ja päivämäärä?
- Merkitäänkö julkaisupäivä avoimeksi?
- Pyydetäänkö seuraavaa päätöstä selkeästi?
Notewarpin versioiden avulla yksi tallenne voi palvella eri tarkoituksia ilman, että siistitty muistiinpano ylikirjoitetaan. Voit myös käyttää ennalta määritettyä kirjoitustyyliä tai tallennettua mukautettua tyyliä, kun toistuvaan tuotokseen tarvitaan yhtenäinen muoto. Artikkelissa yhden äänimuistiinpanon muuttamisesta yhteenvedoksi, tehtävälistaksi ja sähköpostiksi näytetään, miten näiden muotojen vastuut eroavat toisistaan.
Säilytä aiheeseen liittyvä aineisto muistiinpanon yhteydessä
Yhteenvedosta tulee paljon hyödyllisempi, kun se ohjaa seuraavaa toimenpidettä varten tarvittavaan aineistoon. Lisää ajantasainen julkaisudokumentti, asiaankuuluva linkki tai muu liite muistiinpanoon, jotta päätös ja sen asiayhteys pysyvät yhdessä.
Liitteet eivät korvaa selkeää muistiinpanoa. Ne estävät sinua etsimästä useasta työkalusta vain ymmärtääksesi, mihin ”päivitä suunnitelma” viittasi. Tulevan tarkistuksen pitäisi tuoda esiin lähdetallenne, siistitty päättely, lähetettävä versio ja muutettava aineisto.
Kun tuotos on valmis, kopioi se siihen viestintäkanavaan, jossa keskustelu jo käydään, vie muistiinpano PDF-, Word-, HTML-, Markdown- tai pelkkänä tekstinä, tai luo valinnainen julkinen sivu harkittua selainjakoa varten. Valitse toimitusmuoto yleisön mukaan sen sijaan, että jakaisit koko sisäisen työtilan oletuksena.
Järjestä muistiinpano seuraavaa päätöksen tarvetta varten
Laitteiden välinen käyttö ratkaisee, missä voit työskennellä. Se ei ratkaise, löydätkö muistiinpanon myöhemmin.
Anna muistiinpanolle päätökseen tai lopputulokseen perustuva otsikko, kuten ”Beta-julkaisua siirretty viikolla – julkaisusuunnitelman päivitys”, äläkä nimeä sitä ”Äänimuistiinpano 14:ksi”. Sijoita se projektikansioon, lisää pieni joukko kestäviä tunnisteita ja kiinnitä se vain niin kauan kuin se on aktiivinen.
Kansiot vastaavat kysymykseen ”Mihin tämä kuuluu?” Tunnisteet vastaavat kansioiden rajat ylittäviin kysymyksiin, kuten ”päätökset”, ”julkaisu” tai ”jatkotoimet”. Älykkäät kansiot voivat koota toistuvia ehtoja vastaavat muistiinpanot. Haku auttaa, kun muistat sanamuodon mutta et sijaintia.
Tavoitteena ei ole suunnitella monimutkaista arkistointijärjestelmää. Tavoitteena on tehdä muistiinpano löydettäväksi sen katkelman perusteella, jonka todennäköisesti muistat kuukauden kuluttua.
Tiedä, mikä laite sopii mihinkin tehtävään
Käytä iPhonea, kun läheisyys ja nopeus ovat tärkeitä: ajatuksen tallentamiseen, lyhyen litteroinnin tarkistamiseen, nopean korjauksen tekemiseen tai valmiin muistiinpanon tarkistamiseen ennen lähettämistä.
Käytä Macia, kun tila ja pitkäkestoinen keskittyminen ovat tärkeitä: lähteen ja tuotoksen vertailuun, pitkän muistiinpanon uudelleenjärjestämiseen, useiden versioiden luomiseen, lähdemateriaalin rinnalla työskentelyyn tai viennin valmisteluun.
Käytä verkkosovellusta, kun olet toisella tietokoneella tai pidät selaimesta. Koska tili on työnkulun keskus, sinun ei tarvitse luoda laitekohtaista kopiota ennen jatkamista.
Kaikkien muistiinpanojen siirtämisestä kaikkien ympäristöjen kautta ei saa palkintoa. Kahden minuutin henkilökohtainen muistutus voi alkaa ja päättyä iPhonella. Asiakkaalle tarkoitettu yhteenveto voi tarvita Macia. Olennaista on valita laite työvaiheen mukaan sen sijaan, että koko prosessi pakotetaan laitteelle, jolla se alkoi.
Toistettava iPhone–Mac-työnkulku
Käytä tätä järjestystä kaikille tallenteille, jotka tarvitsevat enemmän kuin nopean muistutuksen:
- Kerro haluttu lopputulos tallenteen alussa.
- Tallenna faktat, sitoumukset, epävarmuus ja seuraava askel iPhonella.
- Tarkista litteroinnin riskialttiit yksityiskohdat ennen uusien tuotosten luomista.
- Avaa sama muistiinpano Macilla ja viimeistele siistitty versio lähteen rinnalla.
- Luo erillinen versio seuraavaa yleisöä tai käyttötarkoitusta varten.
- Liitä toimintaan tarvittava aineisto ja vie tai jaa se harkitusti.
- Otsikoi, tunnistele ja arkistoi muistiinpano sen mukaan, miten tulet etsimään sitä myöhemmin.
Työnkulku onnistuu, kun ajatus voi kulkea tallennushetkestä valmiiksi tekstiksi menettämättä todisteitaan tai monistumatta irrallisiksi kopioiksi.
Jos lähteestä tekstiksi -lähestymistapa sopii työhösi, aloita Notewarpin käyttö verkossa, hanki Notewarp App Storesta tai vertaa ilmaista esikatselua ja tilausta.