Η καλύτερη συσκευή για να καταγράψετε μια ιδέα δεν είναι πάντα και η καλύτερη συσκευή για να την αναπτύξετε.
Το iPhone είναι κοντά σας όταν εμφανίζεται μια σκέψη στη διάρκεια μιας βόλτας, μετά από μια κλήση ή ανάμεσα σε ραντεβού. Το Mac σάς δίνει περισσότερο χώρο όταν η ίδια σκέψη χρειάζεται προσεκτική επεξεργασία, σύγκριση με το αρχικό υλικό ή ένα ολοκληρωμένο έγγραφο. Μια χρήσιμη ροή εργασίας σε διαφορετικές συσκευές θα πρέπει να επιτρέπει σε κάθε συσκευή να κάνει το μέρος για το οποίο είναι φυσικά κατάλληλη, χωρίς να σας αναγκάζει να αντιγράψετε μια μεταγραφή σε νέα σημείωση, να στείλετε ένα προσχέδιο με email στον εαυτό σας ή να ανασυνθέσετε το αρχικό πλαίσιο.
Το Notewarp είναι διαθέσιμο σε iPhone, iPad, Mac και στον ιστό. Όταν συνδέεστε με τον ίδιο λογαριασμό, οι σημειώσεις σας και η πρόσβαση στη συνδρομή σας παραμένουν διαθέσιμες σε όλες αυτές τις επιφάνειες. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε σημείωση πρέπει να μετακινείται συνεχώς μεταξύ συσκευών. Σημαίνει ότι μπορείτε να καταγράφετε εκεί όπου εμφανίζεται η σκέψη και να συνεχίζετε εκεί όπου ταιριάζει η εργασία.
Αυτός ο οδηγός ακολουθεί ένα ολοκληρωμένο παράδειγμα: ηχογράφηση μιας ανακεφαλαίωσης έργου σε iPhone, έλεγχος και διαμόρφωσή της σε Mac, δημιουργία μιας εκδοχής για κάποιο άλλο άτομο και αρχειοθέτησή της ώστε το σκεπτικό να μπορεί να βρεθεί ξανά.
Αποφασίστε σε τι πρέπει να εξελιχθεί η καταγραφή
Φανταστείτε ότι ολοκληρώνετε μια κλήση για ένα έργο έχοντας τρία σημαντικά στοιχεία: μια απόφαση, έναν κίνδυνο που παραμένει άλυτος και μια δέσμευση να στείλετε ένα αναθεωρημένο σχέδιο. Το να τα πληκτρολογήσετε σε ξεχωριστά πεδία ενώ περπατάτε προς το επόμενο ραντεβού σας θα σας καθυστερούσε. Μια σύντομη προφορική ανακεφαλαίωση είναι ευκολότερη, αλλά μόνο αν έχει συγκεκριμένο προορισμό.
Πριν ηχογραφήσετε, δηλώστε αυτόν τον προορισμό μέσα στην ίδια τη σημείωση: «Αυτή είναι μια ανακεφαλαίωση της κλήσης για το λανσάρισμα. Χρειάζομαι ένα εσωτερικό αρχείο απόφασης και ένα σύντομο μήνυμα παρακολούθησης για τον Luca». Στη συνέχεια περιγράψτε τι συνέβη με τη φυσική σας φωνή.
Αυτή η αρχική πρόταση κάνει χρήσιμη δουλειά. Λέει στον μελλοντικό εαυτό σας γιατί υπάρχει η ηχογράφηση, δίνει στην καθαρισμένη σημείωση ένα οργανωτικό πλαίσιο και ξεχωρίζει τα αρχικά γεγονότα από τα αποτελέσματα που σκοπεύετε να δημιουργήσετε. Ο ευρύτερος οδηγός μας για μια ροή εργασίας σημειώσεων με προτεραιότητα στη φωνή εξηγεί γιατί το ξεκίνημα από έναν σκοπό είναι πιο αξιόπιστο από τη συλλογή ηχογραφήσεων χωρίς επόμενο βήμα.
Καταγράψτε στο iPhone όσο το πλαίσιο είναι ακόμη φρέσκο
Ανοίξτε το Notewarp στο iPhone και ξεκινήστε μια ηχογράφηση. Μιλήστε σαν να ενημερώνετε έναν ικανό συνάδελφο που δεν συμμετείχε στην κλήση. Αναφέρετε το έργο, τα εμπλεκόμενα άτομα, την απόφαση, τον λόγο πίσω από αυτήν και οτιδήποτε παραμένει αβέβαιο.
Μια χρήσιμη ανακεφαλαίωση έργου θα μπορούσε να ακούγεται κάπως έτσι:
Συμφωνήσαμε να μεταθέσουμε τη beta κατά μία εβδομάδα, επειδή η ροή εισαγωγής χρειάζεται ακόμη δοκιμές. Η Marta θα επιβεβαιώσει τη νέα ομάδα δοκιμής έως την Πέμπτη. Είπα ότι θα ενημερώσω το σχέδιο διάθεσης, αλλά η τελική ημερομηνία λανσαρίσματος δεν έχει εγκριθεί ακόμη. Ο κίνδυνος είναι ότι η αξιολόγηση στο App Store μπορεί να συμπέσει με την ανακοίνωση προς τους πελάτες.
Αυτό δεν είναι επιμελημένο κείμενο και δεν χρειάζεται να είναι. Η καταγραφή περιέχει την απόφαση, τον υπεύθυνο, την ημερομηνία, τη δέσμευση, την αβεβαιότητα και τον κίνδυνο. Αυτές οι λεπτομέρειες είναι πιο πολύτιμες από μια τέλεια διατυπωμένη παράγραφο.
Αν γνωρίζετε ότι κάποιο όνομα ή ακρωνύμιο μεταγράφεται συχνά λανθασμένα, προφέρετέ το καθαρά και σκεφτείτε να το προσθέσετε στο προσαρμοσμένο λεξιλόγιό σας πριν από επαναλαμβανόμενες ηχογραφήσεις. Ο οδηγός για τη βελτίωση της ακρίβειας μετατροπής φωνής σε κείμενο καλύπτει λεπτομερέστερα τις συνθήκες ηχογράφησης, τις γλώσσες, το λεξιλόγιο και τις λεπτομέρειες υψηλού κινδύνου.
Αφήστε το πρώτο στάδιο επεξεργασίας να δημιουργήσει μια σημείωση εργασίας
Μετά την ολοκλήρωση της ηχογράφησης, το Notewarp διατηρεί τη μεταγραφή και δημιουργεί μια καθαρισμένη σημείωση. Αντιμετωπίστε τα ως δύο συναφή έγγραφα με διαφορετικούς σκοπούς.
Η μεταγραφή είναι το αρχείο-πηγή όσων είπατε. Μπορεί να περιέχει επαναλήψεις ή αδέξιες διατυπώσεις, αλλά σας δίνει ένα σημείο όπου μπορείτε να επαληθεύσετε την ακριβή διατύπωση. Η καθαρισμένη σημείωση είναι η ευανάγνωστη εκδοχή εργασίας. Θα πρέπει να κάνει τη λογική πιο εύκολη στην ανάγνωση, χωρίς να αλλάζει αθόρυβα το «δεν έχει εγκριθεί» σε «έχει εγκριθεί» ή να αναθέτει μια εργασία σε κάποιον που απλώς τη συζήτησε.
Στο iPhone, κάντε έναν γρήγορο έλεγχο κινδύνων πριν αφήσετε πίσω την καταγραφή. Ελέγξτε ονόματα, αριθμούς, ημερομηνίες, αρνήσεις και ρητές δεσμεύσεις. Δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε γραμμή προς γραμμή κάθε πρόταση στη μικρή οθόνη. Στόχος είναι να εντοπίσετε σφάλματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν κάθε επόμενη εκδοχή.
Αυτό είναι το πρώτο πέρασμα της ροής εργασίας: όχι από τη μία εφαρμογή στην άλλη, αλλά από την ακατέργαστη καταγραφή σε αξιόπιστο υλικό εργασίας.
Συνεχίστε σε Mac χωρίς να ξαναχτίσετε το πλαίσιο
Όταν επιστρέψετε στο Mac, συνδεθείτε στον ίδιο λογαριασμό Notewarp και ανοίξτε τη σημείωση. Η μεταγραφή, η καθαρισμένη σημείωση, ο τίτλος, τα συνημμένα, οι σύνδεσμοι και οι εκδοχές ανήκουν στο ίδιο στοιχείο, επομένως μπορείτε να συνεχίσετε από την κατάσταση που δημιουργήσατε στο iPhone.
Η μεγαλύτερη οθόνη είναι χρήσιμη για βαθύτερο έλεγχο. Διαβάστε την καθαρισμένη σημείωση δίπλα στην πηγή και κάντε τρεις ερωτήσεις:
- Ταιριάζει κάθε απόφαση με όσα είπα πραγματικά;
- Παραμένουν ορατές η αβεβαιότητα και τα ανοιχτά ερωτήματα;
- Είναι η σημείωση οργανωμένη γύρω από την εργασία και όχι γύρω από τη σειρά της ηχογράφησης;
Για την ανακεφαλαίωση του έργου, μπορείτε να οργανώσετε τη σημείωση εργασίας κάτω από τις ενότητες «Απόφαση», «Λόγος», «Ενέργειες», «Ανοιχτό ερώτημα» και «Κίνδυνος». Η πηγή παραμένει διαθέσιμη όταν η συνοπτική εκδοχή φαίνεται υπερβολικά βέβαιη ή χρειάζεται έλεγχο κάποια λεπτομέρεια.
Εδώ η πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές αποδεικνύει την αξία της. Δεν εισάγετε μια μεταγραφή από το iPhone σε έναν επεξεργαστή του Mac και δεν δημιουργείτε ένα δεύτερο, αποσυνδεδεμένο αντίγραφο. Δίνετε στην ίδια σημείωση ένα πιο προσεκτικό στάδιο επεξεργασίας.
Δημιουργήστε μια εκδοχή για το επόμενο κοινό
Το εσωτερικό αρχείο και το εξωτερικό μήνυμα παρακολούθησης δεν πρέπει να είναι το ίδιο έγγραφο.
Μια εσωτερική σημείωση μπορεί να διατηρεί την ανησυχία για τον έλεγχο, την προσωρινή ημερομηνία λανσαρίσματος και την ερμηνεία σας για τον κίνδυνο. Ένα μήνυμα παρακολούθησης προς την ομάδα του έργου θα πρέπει να δηλώνει την κοινά αποδεκτή απόφαση, τις επιβεβαιωμένες ευθύνες και όσα χρειάζονται ακόμη συμφωνία. Δεν θα πρέπει να παρουσιάζει την εικασία ως συναίνεση.
Δημιουργήστε μια εκδοχή email από τη σημείωση που συνδέεται με την πηγή. Στη συνέχεια ελέγξτε την ως μήνυμα και όχι απλώς ως συντομότερη περίληψη:
- Αναφέρει την αλλαγή που συμφωνήθηκε;
- Δίνει σε κάθε επιβεβαιωμένη ενέργεια έναν υπεύθυνο και μια ημερομηνία;
- Επισημαίνει ότι η ημερομηνία λανσαρίσματος παραμένει ανοιχτή;
- Ζητά με σαφήνεια την επόμενη απόφαση;
Οι εκδοχές του Notewarp επιτρέπουν σε μία καταγραφή να υποστηρίζει διαφορετικές εργασίες χωρίς να αντικαθιστά την καθαρισμένη σημείωση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα προκαθορισμένο στυλ γραφής ή ένα αποθηκευμένο προσαρμοσμένο στυλ όταν ένα επαναλαμβανόμενο αποτέλεσμα χρειάζεται σταθερή μορφή. Το άρθρο για τη μετατροπή μίας φωνητικής σημείωσης σε περίληψη, στοιχεία ενεργειών και email δείχνει πώς διαφέρουν οι ευθύνες αυτών των μορφών.
Διατηρήστε το σχετικό υλικό μαζί με τη σημείωση
Μια ανακεφαλαίωση γίνεται πολύ πιο χρήσιμη όταν παραπέμπει στο υλικό που χρειάζεται για την επόμενη ενέργεια. Προσθέστε στη σημείωση το τρέχον έγγραφο διάθεσης, έναν σχετικό σύνδεσμο ή άλλο συνημμένο, ώστε η απόφαση και το πλαίσιό της να παραμένουν μαζί.
Τα συνημμένα δεν αντικαθιστούν μια σαφή σημείωση. Σας γλιτώνουν από την αναζήτηση σε διάφορα εργαλεία μόνο και μόνο για να καταλάβετε σε τι αναφερόταν η φράση «ενημέρωσε το σχέδιο». Μια μελλοντική επανεξέταση θα πρέπει να αποκαλύπτει την αρχική καταγραφή, το καθαρισμένο σκεπτικό, την εκδοχή για αποστολή και το υλικό που αλλάζει.
Όταν το αποτέλεσμα είναι έτοιμο, αντιγράψτε το στο κανάλι επικοινωνίας όπου βρίσκεται ήδη η συζήτηση, εξαγάγετε τη σημείωση ως PDF, Word, HTML, Markdown ή απλό κείμενο ή δημιουργήστε μια προαιρετική δημόσια σελίδα για σκόπιμη κοινοποίηση μέσω προγράμματος περιήγησης. Επιλέξτε τη μορφή παράδοσης με βάση το κοινό, αντί να κοινοποιείτε από προεπιλογή ολόκληρο τον εσωτερικό χώρο εργασίας.
Οργανώστε τη σημείωση για την επόμενη φορά που θα χρειαστείτε την απόφαση
Η πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές λύνει το πού μπορείτε να εργαστείτε. Δεν λύνει το αν θα μπορείτε να βρείτε τη σημείωση αργότερα.
Δώστε στη σημείωση τίτλο βασισμένο στην απόφαση ή στο αποτέλεσμα, όπως «Η beta μετατέθηκε κατά μία εβδομάδα — ενημέρωση σχεδίου διάθεσης», αντί για «Φωνητική σημείωση 14». Τοποθετήστε την στον φάκελο του έργου, προσθέστε ένα μικρό σύνολο διαχρονικών ετικετών και καρφιτσώστε την μόνο όσο παραμένει ενεργή.
Οι φάκελοι απαντούν στην ερώτηση «Πού ανήκει αυτό;». Οι ετικέτες απαντούν σε ερωτήσεις που διατρέχουν πολλούς φακέλους, όπως «αποφάσεις», «λανσάρισμα» ή «παρακολούθηση». Οι έξυπνοι φάκελοι μπορούν να συγκεντρώνουν σημειώσεις που πληρούν επαναλαμβανόμενα κριτήρια. Η αναζήτηση βοηθά όταν θυμάστε τη διατύπωση αλλά όχι την τοποθεσία.
Στόχος δεν είναι να σχεδιάσετε ένα περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης. Είναι να μπορείτε να ανακτήσετε τη σημείωση από το απόσπασμα που είναι πιθανότερο να θυμάστε σε έναν μήνα.
Γνωρίστε ποια συσκευή πρέπει να κάνει ποια δουλειά
Χρησιμοποιήστε το iPhone όταν μετρά η εγγύτητα και η ταχύτητα: για να καταγράψετε μια σκέψη, να ελέγξετε μια σύντομη μεταγραφή, να προσθέσετε μια γρήγορη διόρθωση ή να επανεξετάσετε μια ολοκληρωμένη σημείωση πριν τη στείλετε.
Χρησιμοποιήστε το Mac όταν μετρά ο χώρος και η παρατεταμένη προσοχή: για να συγκρίνετε την πηγή με το αποτέλεσμα, να αναδιαρθρώσετε μια μεγάλη σημείωση, να δημιουργήσετε πολλές εκδοχές, να εργαστείτε δίπλα σε υλικό αναφοράς ή να προετοιμάσετε μια εξαγωγή.
Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή ιστού όταν βρίσκεστε σε άλλον υπολογιστή ή προτιμάτε το πρόγραμμα περιήγησης. Επειδή ο λογαριασμός είναι το κέντρο της ροής εργασίας, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε αντίγραφο ειδικά για τη συσκευή πριν συνεχίσετε.
Δεν υπάρχει βραβείο για τη μεταφορά κάθε σημείωσης σε κάθε επιφάνεια. Μια προσωπική υπενθύμιση δύο λεπτών μπορεί να αρχίσει και να τελειώσει στο iPhone. Μια ανακεφαλαίωση για πελάτη μπορεί να χρειάζεται το Mac. Το ζητούμενο είναι να επιλέγετε τη συσκευή με βάση το στάδιο της εργασίας και όχι να επιβάλλετε ολόκληρη τη διαδικασία στη συσκευή όπου ξεκίνησε.
Μια επαναλαμβανόμενη ροή εργασίας από iPhone σε Mac
Για κάθε καταγραφή που χρειάζεται κάτι περισσότερο από μια γρήγορη υπενθύμιση, ακολουθήστε αυτή τη σειρά:
- Δηλώστε στην αρχή της ηχογράφησης το επιθυμητό αποτέλεσμα.
- Καταγράψτε τα γεγονότα, τις δεσμεύσεις, την αβεβαιότητα και το επόμενο βήμα στο iPhone.
- Ελέγξτε τις λεπτομέρειες υψηλού κινδύνου της μεταγραφής πριν δημιουργήσετε περισσότερα αποτελέσματα.
- Ανοίξτε την ίδια σημείωση στο Mac και βελτιώστε την καθαρισμένη εκδοχή δίπλα στην πηγή.
- Δημιουργήστε ξεχωριστή εκδοχή για το επόμενο κοινό ή την επόμενη εργασία.
- Επισυνάψτε το υλικό που χρειάζεται για την ενέργεια και, στη συνέχεια, εξαγάγετε ή κοινοποιήστε σκόπιμα.
- Δώστε τίτλο, προσθέστε ετικέτες και αρχειοθετήστε τη σημείωση με βάση τον τρόπο που θα την αναζητήσετε αργότερα.
Η ροή εργασίας πετυχαίνει όταν η σκέψη μπορεί να ταξιδέψει από τη στιγμή της καταγραφής έως το ολοκληρωμένο κείμενο χωρίς να χάσει τα τεκμήριά της ή να πολλαπλασιαστεί σε αποσυνδεδεμένα αντίγραφα.
Αν αυτή η προσέγγιση από την πηγή έως το κείμενο ταιριάζει στη δουλειά σας, ξεκινήστε με το Notewarp στον ιστό, αποκτήστε το Notewarp από το App Store ή συγκρίνετε τη δωρεάν προεπισκόπηση με τη συνδρομή.